ACF5120 Week 2

Assalamualaikum…

Nah di minggu kedua ini aku belajar 2 bab, yaitu Chapter 3: Fighting Fraud an Overview dan Chapter 4: Fraud Prevention

Chapter 3: Fighting Fraud an Overview

Nah chapter ini merupakan bab pengenalan bagaimana cara memerangi fraud, jadi bab ini hanya sebuah penjelasan umum terhadap langkah-langkah yang ditempuh untuk membasmi kejahatan bernama Fraud.

Jadi ada empat tahap utama dalam pembasmian fraud, dan setiap tahapannya akan dibahas secara mendetil di bab-bab berikutnya. Keempat tahapan tersebut adalah:

  1. Fraud Prevention Activities (Chapter4), ini merupakan yang paling cost effective (most cost-effective of all fraud fighting efforts)
  2. Fraud Detection Activities (Chapter 5 dan 6), ini merupakan tahap kedua yang paling dikit menelan biaya (Early fraud detection is second most cost-effective way to fight fraud)
  3. Fraud Investigation (Chapter 7 s/d 10). So once fraud is detected, it must be invested to determine who commited it, how much was taken, and what the other elements of the fraud were. Nah tahap ini paling banyak makan biaya (Fraud investigation is very costly)
  4. Follow-up Legal Action (Chapter 18), jadi begitu fraud ke detect, organisasi harus menentukan tindakan apa yang diambil untuk para pelaku. ( when fraud is detected and investigated, you must decide what kind of criminal and/or civil legal remedies to pursue)

FRAUD PREVENTION (an overview)

Pencegahan fraud adalah yang paling sedikit memakan biaya, karena begitu fraud terjadi, ga ada yang menang, karena si korban biasanya organisasi juga merugi karena kehilangan asset, dan begitu juga pelaku yang menederita karena malu di muka publik dan juga diwajibkan mengembalikan hasil curiannya. (konteks nya Australia ya).

Ada 2 akitfitas fundamental dalam pencegahan fraud yang efektive (effective fraud prevention involves two fundamentals activities) yaitu:

  1. menciptakan budaya kerja yang jujur dan beretika tinggi (taking steps to create and maintain a culture od honesty and high ethics)
  2. mengeliminasi salah satu aspek dari fraud triangle yaitu kesempatan/opportunity (assessing the risks for fraud and developing concrete responses to mitigate the risks and eliminate the opportunities for fraud).

Nah sekarang kita ngomongin caranya gimana,

CREATING A CULTURE OF HONESTY AND HIGH ETHICS

  1. Tone at the top management (Proper modelling, making sure that top management models appropriate behaviour), jadi top management harus memberikan contoh yang baik kepada para bawahannya dengan menaati segala peraturan yang telah dibuat.
  2. Hiring the right kind of employee, dengan cara misalkan tes kejujuran, para pelamar membuat pernyataan di CV bahwa apa yang ditulisnya adalah benar dan mereka dapat dituntut jika berbohong, menghire tenaga penyeleksi yang berkompeten dalam seleksi pegawai.
  3. Communicating expectations of honesty and integrity, jadi organisasi perlu mengkomunikasikan ke seluruh pegawainya tentang harapan mereka  kepada para pegawai untuk selalu bertindak jujur dan memiliki integritas, hal ini dapat dilakukan dengan cara: a. identifying and codifying appropriate values and ethics, b. Fraud awareness training that helps employees understand potential fraud problems they may encounter and how to resolve or report them, dan c. Communicating consistent expectations about punishment of violators. Supaya efektif Kode Etik haruslah dalam bentuk tertulis dan diinformasikan kepada para pegawai, pelanggan dan juga supliers.
  4. Creating a positive work environment. Hasil riset menujukkan jika pegawai memiliki rasa kepemilikan yang tinggi terhadap tempat kerjanya, maka tingkat fraud rendah. (Having a positive feelings and having a feeling of ownership in that organization). Ada beberapa hal yang menjadi faktor pendorong terjadinya fraud, misalkan top management yang tidak perhatian terhadap perilaku pegawainya, perputaran pegawai yang tinggi, sistem manajemen yang autokratik, rendahnya kesempatan untuk ikut dalam berbagai training dan kesempatan promosi, dan rendahnya komunikasi di dalam organisasi, dll.
  5. Developing and maintaining an effective policy for handling fraud when it does occur. Sebaik apapun sistem pencegahan fraud di suatu oragnisasi, ga menutup kemungkinan fraud akan tetep terjadi. Nah jika fraud terjadi maka perlu bagi organisasi untuk mengambil tindakan terhadap pelaku karena ini merupakan contoh kepada pegawai lainnya dan juga signal tentang kemampuan organisasi mengatasi fraud dan juga memberikan efek kepada potensial fraud di masa depan.

ASSESSING AND MITIGATING THE RISK OF FRAUD BY ELIMINATING OPPORTUNITIES

  1. Identifikasi Sumber (Accurately identifying sources and measuring risks)
  2. Menerapkan Pengendalian (Implementing appropriate preventative and detective controls to mitigate those risks)
  3. Pengamatan oleh rekan sejawat (Creating widespread monitoring by employees). Riset membuktikan jika pegawai dan manajer yang pertama kali mendetect fraud karena mereka bekerja berdampingan dengan pelaku dan dapat menganalisis dan menyadari perubahan perilaku dari pelaku fraud. Contoh programnya adalah Whistle Blowing System.
  4. Having internal and external auditors who provide independent checks on performance.

FRAUD DETECTION (an overview)

Jadi kalau fraud prevention aims to keep fraud from happening, but fraud detection aims to catch fraud early before they have a chance to get very large. Fraud detection dapat dilakukan dengan tiga cara:

  1. Identifying symptoms, indicators, or red flags. Nah KPMG survey menjelaskan tentang red flags ini, yang merupakan tanda-tanda untuk mengenali fraud, misalkan: Financial information that is inconsisten with Key Performance Indicators, Lack of supporting documentation for transactions, Failure to detect early minor fraud, failure to implement internal controls, Failure to reconcile cash or stock,  Staff who do not take holidays in the year, signs of excessive wealth or spending, bypassing procurement processess when purchasing goods or services, and so on
  2. By providing ways for people to report suspicious of fraud, misalkan dengan program WBS.
  3. By proactively examining transaction record and documents to determine if there are anomalies that could represent fraud which can be done either manually or by using technology.

FRAUD INVESTIGATION (an overview)

Di bagian ini aku mengenal istilah “PREDICATION of FRAUD” atau bukti permulaan, yang dapat diartikan suatu kondisi yang dapat dipercayai bahwa telah terjadi fraud atau akan terjadi. Fraud investigation should not be conducted without PREDICATION, because fraud investigation is a complex and sensitive matter. If investigations are not properly conducted, the reputations of innocent individuals can be irreparably injured, guilty parties can go undetected and be free to repear the act and the offended entity may not have information to use in preventing and detecting similar incidents or in recovering damages.

Ada 2 pendekatan dalam fraud investigation. Yang pertama adalah menggunakan EVIDENCE SQUARE dan yang kedua menggunakan FRAUD MOTIVATION/ELEMENT TRIANGLE.

  1. EVIDENCE SQUARE: Testimonial Evidence (misal interviewing, interogation), Documentary Evidence (misal pengecakan dokumen/document examination), Physical Evidence (misalkan fingerprints, weapons that be done by forensic analysis technique), dan Personal Obeservation Evidence (misalkan invilligation, surveilance)
  2. FRAUD MOTIVATION/ELEMENT TRIANGLE: yang terdiri dari Theft Act, yang mencakup usaha untuk menangkap pelaku, Concealment, yang berfokus pada catatan, dokumen, program komputer dan server dan tempat tempat lain yang memungkinkan pelaku menyembunyikan kejahatannya/dishonest acts, Conversion, fokus pada mencari bagaimana pelaku menggunakana harta hasil curiannya (searching for ways in which perpetrators have spent or used their stolen asset)

FOLLOW UP LEGAL ACTION (an overview)

Ada 3 opsi yang diambil oleh organisasi : 1. Take no Legal Action, 2. Pursue Civil Remedies dan 3. Pursue criminal action against the perpetrators. Sayangnya untuk tindakan pertama, akan menjadi contoh buruk bagi calon pelaku fraud lainnya dan mendorong orang lain melakukan tindakan fraud.

 

Chapter 4: Fraud Prevention

Di chapter ini aku belajar lebih banyak teori untuk mencegah fraud. Jadi selain dari penjelasan di bab 3 tentang pencegahn fraud, di bab 4 ini di jabarkan lebih mendetil tentang tindakan pencegahan fraud. Jadi ada dua hal utama dalam mencgah fraud yaitu menciptakan budaya yan jujur dan beretika tinggi dan mengeliminasi faktor kesempatan.

Create a culture of honesty, openness and assistance.

Dalam hal ini juga ditambahkan informasi bahwa organisasi haruslah melakukan tiga hal:

A. hire ethicals individuals who are less likely to commit fraud , by doing: (1). verify applicants’ resume and applications. (2). Certify that application and resume are accurate, and (3). Train those involve in the hiring processess.

B. create a positive work environment, by doing: (1). Creating expectations about honesty through having a good corporate code of conduct and conveying/informing those expectations throughout the organization, (2). Having open-door or easy acess policies and (3) having positive personnel and operating procedures

C. implementing Employee Assistance Programs (EAPs). this program helps employees deals with substance abuse (alcohol and drugs), gamblings, money managementm and health, family and personnel problems, Contoh programnya: Team Building, Coaching, Conflict Resolution, Counselling and Referral, Critical Incident Response and Assessment.

Eliminate opportunity for fraud

There are five methods of eliminating fraud opportunities:

  1. Having a good system of internal control
  2. Discouraging collusion between employees and customers or vendors and clearly informing vendors and other outside contacts of the company’s policies against fraud.
  3. Monitoring employee and providing a hotline (WBS)
  4. Creating an expectation of punishment
  5. Conducting proactive auditing.

Dalam minggu pertama telah dijelakan tentang Aktivitas Pengendalian yang baik berdasarkan framework dari COSO (The Committe of Sponsoring Organization) yang dapat dikategorikan menjadi dua type pengendalian:

  1. Preventive Control (Segregation of Duties, Authorization, and Physical Controls/Safeguard)
  2. Detective Controls (Independent Checks and Documentation)

 

WBS

Riset yang dilakukan menunjukkan bahwa terkadang WBS tidak berhasil dikarenakan beberapa faktor:

1. Lack of anonymity (sehingga pegawai takut untuk melapor, karena tidak ada penyembunyian identitas pelapor) fear of contribution.

2. Culture: Bad tone at management’s behaviour encourages employee to less speak out.

3. Policies: acceptable behaviour and ethics are not abudantly clear.

4. Lack of awareness: WBS is not communicated effectively therefore employees do not know how to use it.

Jadi efektif WBS harus punya empat kriteria: 1. Anonymity, 2.Independence (dikelola oleh independence party), 3.Accessability (have many different channels) and. 4.follow-up which means corrective action must be taken.

MODEL in DEALING WITH FRAUD

Current Model: empat tahap yaitu: (1) Fraud Incidents, (2) Investigation, (3) Action dan (4) Resolution, unfortunately with this kind of model fraud will never decrease instead it will become a recurring problem.

A Much Better Approach: 1. Tone at the top, 2.Education and training, 3.Integrity Risk and Controls, 4.Reporting and Monitoring, 5.Proactive Fraud Detection and 6.Investigation and Follow-up action.

Finally, Prevention is better than a cure.

REFERENCES:

Albrecht, W. S., Albrecht, C. O., Albrecht, C. C., & Zimbelman, M. F. (2016). Fraud        examination  (5th ed.). Mason, OH, USA: Cengage Learning.

KPMG website

-daniwulan-

 

 

 

Advertisements